Case: Maanrakennus Torpon intra ja verkkosivut

Aiemmin kaikki tiedot olivat ruutupaperilla ja muisti-/ post it -lapuilla. Kaikki merkkasivat omiaan ja laput olivat levällään siellä sun täällä. Laskutuksen kanssa oli ongelmia. Sari keräsi pitkin ja poikin olevia lappuja kasaan yrittäen tulkita, mitä, milloin, paljonko ja millä tarvikkeilla asiakkaalle oli tehty töitä. Monesti laskulle ei päätynyt kaikkia tarvikkeita. Sari myös seurasi työntekijöiden kulkemista ja piti kirjaa työtunneista. Toimintatavat juonsivat alkunsa yrityksen alkuaikoihin, jolloin toimittiin paljon pienimuotoisemmin. Yrityksen kasvaessa siitä aiheutui haasteita.

“Totesimme, että tarvitsemme selkeyttä. Pitää olla jokin järjestelmä, johon kaikki merkitsevät tiedot ylös.” muistelee Sari. “Puhelinsoiton kautta otettiin hetkeksi yhden yrityksen tarjoama demo käyttöön, mutta työajanseuranta ei taipunut tarpeisiimme - se oli liian jäykkä eikä vain toiminut meillä.”

Maanrakennus Torpo tekee yhteistyötä Jarttu Oy:n ja Kotikatu Jokilaakso Oy:n kanssa. Heiltä Torpot kuulivat positiivista palautetta räätälöimästämme sähköisestä järjestelmästä. Jartulle toteutimme maanrakennukseen soveltuvan toiminnanohjausjärjestelmän ja ennen Kotikatu Jokilaaksoksi muuttumista toimineelle Huittisten TRH-Palvelulle teimme kiinteistönhoitoon soveltuvan sähköisen järjestelmän. Torpoilla on molempaa toimintaa, sekä maanrakennusta että kiinteistöjen talvihoitoa.  

“Positiivisen palautteen pohjalta päätimme ottaa Huimaan yhteyttä. Kokeilun pohjalta tiesimme, että valmis järjestelmä ei meidän toimintaamme taivu, vaan tarvitsemme juuri meidän toimintaan sopivan, omannäköisen räätälöidyn järjestelmän” kertoo Sari. 

Lauri Torpo hahmotteli ensin Timon kanssa järjestelmää. Ensin piti määritellä, mitä haetaan sekä järjestelmän hyödyt ja tavoitteet - mitä kaikkea pitää saada sähköiseen ja helppokäyttöiseen muotoon. Siitä se lähti muotoutumaan ja projektin edetessä alkuperäistä suunnitelmaa muokattiin jatkuvasti. Huiman toimistolla usein yhdessä katsottiin, missä mennään, ja käytiin asioita läpi. Välillä pidettiin aivoriihiä, että miten pitäisi jokin asia tehdä. Vielä käyttöönoton jälkeenkin tehtiin joitakin muutoksia.

Työntekijät saatiin hyvin mukaan käyttämään järjestelmää. Talviaikaan Torpot tekevät lumitöitä kiinteistöissä, joita on yhteensä toistasataa. Työntekijät kuittaavat saman tien reaaliaikaisesti lumityöt tietyssä paikassa tehdyksi. Muut näkevät tiedon heti ja tietävät, että missä hommat on jo hoidettu. Kiinteistöjä on helppo tarkastella kylittäin, esim. Keikyässä Pehulan osalta, ja karttanäkymä näyttää sijainnit. Kaikki tiedot ja kellonajat jäävät muistiin järjestelmään. Sieltä on helppo tarkistaa, jos tilaaja kyselee esim. hiekoitusaikataulua. Pitkäaikaisemmistakin työrupeamista jää tiedot ja päivämäärät muistiin. Laskuttaessa tietää käytetyt työtunnit ja kaikki tarvikkeet, mitä on käytetty.

“Olemme hyvin tyytyväisiä siihen, miten järjestelmää rakennettiin” toteaa Sari. Kaikki meni hyvin ja sujuvasti. Huimalta sai aina nopeasti vastauksen ja ongelmanratkaisun. “Voimme ehdottomasti suositella Huimaa myös muille yrityksille, joilla on tarvetta räätälöidylle, omiin toimintapoihin sopivalle järjestelmälle. Huimassa paneudutaan hienosti yrityksen toimintaympäristön ymmärtämiseen, mikä ei ole aivan helppo juttu.” 

Sari iloitsee, että intra on tällä hetkellä oikein hyvä ja näppäräkäyttöinen. Se toimii hyvin ja kaikki osaavat käyttää sitä. Uudet työntekijät opetetaan heti käyttämään järjestelmää. Laskutus on helpottunut huomattavasti. Järjestelmästä saa nyt suoraan ulos listaukset kaikista asiakkaalle tehdyistä töistä laskutusta varten. 

Torpolla oli aiemminkin verkkosivut, mutta niistä oli aika ajanut ohi. “Uudet verkkosivut olivat aiemminkin olleet mielessä. Niistä oli suunnitelmia, että yksi jos toinenkin olisi ne itse tehnyt. Päädyimme kuitenkin siihen, että Huima teki meille myös verkkosivut intran jälkeen.” kertoo Sari ja toteaa, että verkkosivut maanrakennustorpo.fi ovat hyvät ja hienot. “Olemme saaneet niistä paljon kehuja ja ne ovat tuoneet näkyvyyttä. Soittaja saattaa todeta, että on kotisivuilta katsellut yrityksen tietoja ja sen perusteella otti yhteyttä.” kiittelee Sari.