ERPit, intrat ja integraatiot? Sama suomeksi kiitos

“Tämän on pakko onnistua helpommin!” -Kuulostaako tämä ajatus tutulta? Tuntuuko sinustakin usein siltä, että asiat voisi hoitaa helpommin ja säästää aikaa? Näihin ongelmiin voi helposti auttaa toiminnanohjausjärjestelmä, eli tuttavallisemmin intra tai ERP-järjestelmä. Toiminnanohjausjärjestelmässä voi olla myös niin sanottu CRM, eli Customer Relation Management -ohjelma. Tällaisen järjestelmän suomenkielinen vastine on asiakassuhteiden hallintajärjestelmä. Tämän avulla voidaan pitää kirjaa kaikista asiakassuhteista, laskutuksista, työtunneista ja muista vastaavista työnkulkuun liittyvistä tiedoista.

Joskus taasen voi tuntua siltä, että paperitöihin ja paperin määrään hukkuu ja oikeaa työtä ei ehdi edes tekemään. Me olemme sähköistäneet monen yrityksen laskutuksen ja työnohjauksen. Näin ollen työnkulku selkeytyy ja nopeutuu huomattavasti, paperityöt saadaan minimiin ja yritys voi säästää jopa satoja työtunteja kuukaudessa.

Integraatiot voidaan toteuttaa esimerkiksi verkkosivujen kirjautumisportaaliin. Lauttakylä-lehden kirjautumisintegraatio on toteutettu meillä täällä Huimassa. Tämä takaa sen, että lehden tilaajat pääsevät kirjautumaan, kun heillä on voimassa oleva tilaus ja kirjautumisoikeudet poistetaan, kun heidän aktiivinen tilauksensa loppuu. Ilman tätä integraatiota käyttäjätunnuksia joutuisi seuraamaan manuaalisesti ja jokaisen tilauksen päättymispäivän saapuessa oikeudet täytyisi manuaalisesti poistaa tilaustenhoitajan toimesta.

Tämän lisäksi julkaisut tuodaan verkkosivuille Kosilan K360 julkaisujärjestelmästä API-integraation avulla. Kaikki artikkelit, kuvat ja tekstit tulevat siis ulkoisesta järjestelmästä joka on integroitu Lauttakylän verkkosivuihin. Tämän integraation avulla artikkeleita voidaan hallita keskitetysti julkaisujärjestelmässä joka on kehitetty juuri tähän tarkoitukseen. Sivustolta voidaan myöskin viedä automaattisesti sisältöä taajamanäyttöihin tai liiketilanäyttöihin joita Huima hallitsee. Tämänkin integraation Huima on toteuttanut Lauttakylä -lehdelle korkeimman omakätisesti.

Koska toiminnanohjausjärjestelmät ja järjestelmäintegraatiot ovat molemmat lähes loputtomiin laajennettavissa ja käyttötarkoituksia mukaillen niiden mahdollisuudet ovat melkein rajattomat. Lähestulkoon jokaisella toimijalla on hieman erilaiset tarpeet ja meidän idea täällä Huimassa on pystyä vastaamaan kaikkien tarpeisiin. Alle olen kerännyt muutaman esimerkin jotka mukailevat suurilta osin järjestelmiä joita olemme jo toteuttaneet. Nämä toimivat hyvinä esimerkkeinä, mutta mahdollisuudet kuitenkin ovat huomattavasti laajemmat asiakkaan tarpeista riippuen.

Kuvan esimerkkinä on työnseurantajärjestelmä kiinteistönhuoltoyrityksille. Järjestelmän avulla voidaan hallita kaikkea talonmiesten ja hallinnon työnohjaukseen ja perinteisiin paperitöihin liittyviä ominaisuuksia. Järjestelmän avulla voidaan keskittyä siihen, että talonmiehet voivat maksimoida työpanoksensa ja keskittyä tekemään omia töitään sen sijaan, että tuhlaisivat aikaa paperitöiden tekemiseen.

• Asukkaan tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja ne yhdistetään hänen profiiliinsa jos hän on tehnyt aiempia tilauksia.
• Järjestelmä kirjaa kaikki tilaukseen liittyvät tiedot. Työkalenterista nähdään jokaisen talonmiehen työtehtävät, aikataulut ja myös asiakkaiden tiedot.
• Työn valmistuttua järjestelmä kirjaa ylös kertyneet tunnit ja käytetyt materiaalit. Vähentää käytetyt materiaalit varastolistauksesta, sekä kokoaa kaikki tiedot asiakkaan profiiliin.
• Järjestelmä sulkee suoritetun työtehtävän ja arkistoi siihen liittyvät tiedot. Asiakkaalle voidaan tarvittaessa lähettää lasku järjestelmän kautta.

Viereisessä kuvassa on esimerkkinä tilavaraus/tilanhallintajärjestelmä ja sen mahdollinen toimintakulku.

• Asiakas voi varata esim. salivuoron/palaveritilan/urheilupaikan verkosta. 
• Tila varataan verkossa, maksun jälkeen asiakas saa tekstiviestinä ovikoodin, jonka avulla tilan voi avata varattuna aikana.
• Tilan varattuaan asiakas saa sähköpostilla ja tekstiviestitse varausvahvistuksen.
• Jos sähköisiä ovilukkoja ei ole saatavilla, voidaan tilan varauksesta lähettää tieto esim. vahtimestarille, joka käy ennen varauksen alkamista avaamassa oven ja valmistelemassa tilan.
• Ylläpitäjälle näkyy selkeä kalenterinäkymä, jossa näkyy varatut tilat ja kaikki varaukseen liittyvät tiedot.