Extranet, intranet, toiminnanohjausjärjestelmä - mitä eroa?
Extranet, intranet ja toiminnanohjausjärjestelmät ovat suljettuja verkkopalveluja. Niiden tarkoituksena on koota tiedot yhteen paikkaan, mahdollistaa reaaliaikainen tiedonsiirto, automatisoida tietojenkäsittelyä sekä nopeuttaa ja tehostaa jokapäiväistä työskentelyä.
Toisin kuin kaikille avoimille verkkosivuille, suljettuihin verkkopalveluihin eivät pääse kuin organisaation valtuuttamat henkilöt käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Toiminnan digitalisointi ja tehostaminen
Extranet on organisaation ja valittujen sidosryhmien (esim. jälleenmyyjät, alihankkijat, yhdistyksen jäsenet) välinen viestintäkanavana. Intranet taas on organisaation sisäiseen (työntekijöiden) käyttöön tarkoitettu verkkopalvelu. Toiminnanohjausjärjestelmät usein yhdistävät erilaisilla integraatioilla organisaation eri toimintoja, kuten esim. palkanlaskentaa, varastonhallintaa ja tuotannonohjausta. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmillä voidaan hallita materiaaleja, resursseja ja omaisuutta (esim. avaintenhallinta, autojen huoltoajankohdat). Kaikilla kolmella - extranetilla, intranetilla ja toiminnanohjausjärjestelmällä - pyritään tehostamaan organisaation toimintaa.
Toiminnaohjausjärjestelmien ja extranetien/ intranetien ero on loppujen lopuksi hieman häilyvä. Toiminnanohjausjärjestelmät ehkä liittyvät enemmän jokapäiväiseen toiminnan pyörittämiseen riippuen siitä, mitä tarkoitusta varten ne on luotu - projektinhallinnan, työaikaseurannan, tilavalvonnan, tikettijärjestelmän tms. kautta. Extranetit ja intranetit ovat ehkä enemmänkin tietopankkeja ja tiedonvälityksen väyliä. Integraatioita eri järjestelmien välille voidaan toteuttaa kuitenkin myös extranetiin/ intranetiin.
Extranet, intranet ja toiminnaohjausjärjestelmä - meillä Huimassa tehdään näitä kaikkia. Kerron seuraavassa extranetistä, mutta samat asiat koskevat myös intranetiä.
Yrityksen toimintatapojen mukaisesti toteutettu extranet
Extranetit ja niiden toiminnallisuus yleensä vaativat ainakin kevyen vaatimusmäärittelyn tekemistä. Meidän tekemämme extranetit mukautuvat asiakasyrityksen toimintatapoihin eikä toisin päin. Yrityksen ei siis tarvitse muuttaa omia toimintatapojaan ja mukautua verkkopalveluun, vaan yhteistyössä määritellään extranetin sisältö ja toiminta tukemaan jo olemassa olevia toimintatapoja.
Extranetit ovat nettipohjaisia työkaluja, jotka toimivat aina myös mobiilisti eli niitä pystytään käyttämään kännykällä. Extranet ei sisällä mitään hankalia, ylimääräisiä toimintoja, joita yritys ei oikeasti tarvitse. Integraatioita eri järjestelmiin (esim. kuormien mittaus-, laskutus- tai ovikoodijärjestelmään) voidaan tehdä tarpeen mukaan, jotta toiminta helpottuu ja nopeutuu. Hyvin suunniteltu, työntekoa tehostava ja helppokäyttöinen extranet myös otetaan käyttäjien parissa ilolla aktiiviseen käyttöön. Extranetia voidaan jatkokehittää uusilla ominaisuuksilla ja muokata organisaation tarpeiden mukaisesti.
Extranet säästää aikaa ja rahaa
Extranet tarjoaa ajan ja kustannusten säästöä, sillä se on tehokas ja ketterä viestintäjärjestelmä. Sen seurauksena tiedonkulku tehostuu ja tietoturva paranee. Toiminta virtaviivaistuu kun tietoon päästään käsiksi milloin ja mistä vain. Materiaalit tallennetaan tiettyyn paikkaan ja ne ovat sieltä aina löydettävissä eivätkä ne jää kenenkään sähköpostiin tms. paikkaan. Dokumentit ovat helposti löydettävissä hakutoiminnoilla.
Kartoituspalaverissa kuulemme asiakasyrityksen tarpeista ja toimintaprosesseista. Sen pohjalta mietimme, miten voisimme ne toteuttaa extranetissa. Extranetin räätälöinti eli suunnittelu ja toteutus tehdään projektina, jolla on tietty hintalappu. Palvelun julkaisun jälkeen maksettavaksi jäävät ylläpitokulut, jotka kattavat palvelintilan, varmuuskopioinnin, tietoturvapäivitykset ja käyttötuen. Meillä ei ole käyttäjäkohtaista maksua eli extranetilla voi olla käyttäjiä niin monta kuin on tarve.