Takkuavatko prosessit?

Ovatko tiedot asiakkaista yrittäjän tai yksittäisten myyjien päässä? Mitä tapahtuu, jos myyjä jääkin esim. pitkälle sairauslomalle? Asiakkuudenhallintajärjestelmä voi sisältää mm. seuraavia ominaisuuksia:

• Asiakkaan luominen, tietojen lisääminen ja muuttaminen
• Kontaktien kirjaaminen, kaupat, projektien tiedot
• Myyjäkohtaiset tilastot kaupoista
• Tarjouksen tekemiseen tehtävän työn selitys sekä tarjotuille tuotteille omat rivit
• Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle sähköpostitse suoraan ohjelmasta - tarjouksesta voi luoda myös pdf-tiedoston

Seuraatko eri projekteja projektikohtaisista Excel-taulukoista? Joudutko tekemään projekteista yhteevetoja vielä yhteen Exceliin? Toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee tämän ongelma - on vain yksi paikka, johon kaikki kirjaavat kaikki tiedot. Kun tiedot ovat kootusti samassa paikassa, saadaan sieltä luotua tarvittavia raportteja. 

• Muistilistat esim. projektin aloitukseen tms. Muistilistan voi liittää projektiin ja sen sisältöä voi kuitata tehdyksi projektin edetessä.
• Projektimateriaalien ja -tiedostojen tallennus projektin yhteyteen. Esim. työntekijät voivat ottaa kuvia ja liittää ne suoraan projektiin.
• Työntekijöiden tuntilistat halutun aikavälin mukaisesti tai projektikohtaisesti.
• Projektien tuntilistat. Sisältää esim. tunnit työntekijöittäin ja käytetyn kaluston mukaan. Lisäksi yhteenveto projektissa käytetyistä materiaaleista.

Haluaisitko helposti ja nopeasti saada selville laskutusta varten käytetyt työtunnit ja tarvikkeet? Täyttävätkö työntekijät tuntejaan lippulappusille, jotka ovat kadonneet juuri kun niitä tarvittaisiin? Tai osa tiedoista puuttuu? Joudutko kyselemään tuntikirjausten perään? 

Toiminnanohjausjärjestelmällä pystyt hallinnoimaan työkohteita ja niissä tarvittavaa työvoimaa. Työntekijä voi kirjata tunnit kännykällään jo työpäivän aikana työkohteessaan.

• Työnjohtaja voi jakaa työtehtäviä työntekijöille, jotka näkevät omat työtehtävät kännykästään. Työn suorituksen jälkeen kirjataan tehdyt tunnit, käytetyt laitteet / aineet ja kuitataan työ valmiiksi. Työtehtävät menevät lukkoon kun joku muu muokkaa niitä. 
• Valmiiksi kuitatut työt voidaan viedä suoraan laskutusjärjestelmään, mikäli käytössä oleva laskutusohjelma sen mahdollistaa. Pienetkin työt tulee helposti kirjattua ylös ja myös laskutettua, jolloin tuottoakin syntyy enemmän.
• Töiden tuntihinnat on syötettävissä työn tyypin mukaisesti. Hinnat määriteltävissä myös kalustolle.
• Töihin voidaan merkitä, että onko kyseessä laskutus- vai urakkatyö.Työtehtäviin voidaan merkitä tilaaja ja hänelle lähtee automaattisesti ilmoitus sähköpostilla kun työ on valmis. Asiakaskohtaiselle työkohteelle voidaan tallentaa dokumentteja ja merkitä muistiinpanoja.
• Järjestelmä voi seurata erilaisia kausitöitä, kuten auraukset, hiekoitukset, nurmikonleikkuut, suodatinvaihdot. Töille on myös määritelty ajat, kuinka usein ne pitää suorittaa tai tarkistaa. 
• Työntekijöillä on käytössä lomalista, jossa ylläpidetään kaikkien lomia. Työtehtäviä ei voi ohjata työntekijälle, joka on kyseisenä aikana lomalla. 

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voit seurata erilaisia resursseja. Pienetkin materiaalimäärät on helpommin laskutettavissa asiakkaalta kun ne on heti työnteon jälkeen kirjattu järjestelmään. 

• Kun työtehtävään merkitään käytetyksi esim. pesuainetta, voi käyttäjä skannata puhelimella pesuaineen viivakoodin, jolloin järjestelmä osaa automaattisesti hakea aineen ja sen laskutushinnan työlomakkeelle. 
• Kalustoluetteloon voi merkitä työkoneet ja näille huollot ja vikailmoitukset. Korjaajat ne hoidetuksi kun ovat tehneet tarvittavat työt.
• Kalustoluettelon työkoneille voi merkitä huoltoajat ja tehtävät huollot. Järjestelmä lähettää xx päivää aikaisemmin muistutukset huollosta. Korjaajat kirjaavat tehdyn työn ja merkitsevät seuraavan huoltoajan.

Yrityksen toimintaprosesseista riippuen järjestelmään voidaan luoda erilaisia ominaisuuksia kuten 

• Tavalliset henkilöt voivat tehdä vikailmoituksia nettisivujen kautta. Työnjohtajat jakavat työlistalta tehtävät tekijöille (tai osa automatisoidusti).
• Järjestelmään voidaan lisätä esim. ulkopuolisia isännöitsijöitä, jotka rajoitetuilla tunnuksilla pääsevät lisäämään töitä suoraan työlistaan ja näkemään niiden edistymisen (vain omat kiinteistönsä).
• Sopimusviljelijät pääsevät näkemään jokaisen perunakuorman tiedot ja pystyvät tilaamaan esim. lannoitteita oikean määrän.

Yritykselle räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä tietenkin maksaa rahaa, mutta se myös säästää aikaa ja aika on rahaa. Saman työn tekeminen useaan kertaan (esim. paperilta tietojen siirto Exceliin ja sieltä laskutusjärjestelmään) on tehotonta ja vie aikaa muilta, tuottavammilta, töiltä. Toiminnan tehostumisesta saadaan melkoinen ajan- ja rahansäästö pitkällä aikavälillä. 

Toiminnanohjausjärjestelmää luotaessa voidaan ensin aloittaa tärkeimmistä ominaisuuksista ja pikkuhiljaa toteuttaa lisää toimintoja ja ominaisuuksia. Näin on toimittu monen asiakkaan kohdalla. Tällöin aloituskustannus on huomattavasti pienempi ja käyttöönotto yksinkertaisempi. Kustannukset myös jakautuvat pidemmälle ajalle. 

Tärkeää on aluksi tarkkaan keskustella asiakkaan prosesseista, tarpeista ja toiveista. Tällöin voimme miettiä, että miten voisimme tarvitut ominaisuudet toteuttaa mahdollisimman hyvin ja edullisesti. 

Järjestelmän luomisen jälkeen alkavat juosta kuukausittaiset ylläpitokulut, jotka kattavat palvelintilan, varmuuskopioinnin, tietoturvapäivitykset ja käyttötuen. Jos käyttäjiä on kohtuullinen määrä (max. 50), ei tarvitse maksaa mitään "lisenssi-/ käyttäjäkohtaisia" maksuja.