Syvenny toiminnan­ohjaukseen

Jokainen yritys toimii omalla tavallaan. Tämän vuoksi emme ole tarjoamassa valmista pakettiratkaisua erppi­järjestelmäksi – erpin kauneus kumpuaa juuri sen mukautuvuudesta kunkin yrityksen tarpeisiin. Emme halua lisätä työvaiheita yrityksesi toimintaan, vaan sujuvoittaa sitä työtä, mitä teet nyt. Parhaimmillaan pystyt jopa jättämään toistuvat, monotoniset työt kokonaan järjestelmän vastuulle. Tarjoamme sinulle erinomaisia vinkkejä hyväksi havaituista ratkaisuista, sillä olemme tehneet vuosien saatossa eri kokoisia toiminnan­ohjaus­järjestelmiä monille eri aloille. Tämän kokemus­perusteisen alun päälle rakennamme yhdessä järjestelmän, jonka sinä tunnet läpi­kotaisin alusta alkaen.

Yksinkertaisimmillaan erppi voi olla kirjautumisen takana oleva sivu, minne kerääntyvät asiakkailta tai vierailta tulevat työpyynnöt. Pyyntöjä voidaan kerätä eri lähteistä: nettilomakkeelta, live-chatin automaatiosta, sähköpostiviesteistä tai itse käsin lisäämällä. Voit järjestellä työpyyntöjä tärkeysjärjestykseen, kuitata pyynnön nähdyksi tai tehdyksi, jolloin se arkistoituu automaattisesi, ja valmista tuli. Helppoa, vai mitä? Jo näin pienellä "järjestelmällä" voit unohtaa paperin kulmaan kirjatut työpyynnöt, suppiloida eri kanavista tulevat työpyynnöt yhteen paikkaan, ja samalla pitää nk. to do -listaa omista töistäsi.

Työpyyntö voi olla lyhyt ja ytimekäs, mutta se voi olla myös paljon muuta. Pyynnölle voidaan asettaa erilaisia kiireellisyystasoja, tilatietoja tai tageja, jolloin pyyntöjen lajittelu ja suodatus niiden perusteella käy nappia painamalla. Konseptikuva valmiista työstä, asiakkaan lähettämä tiedosto, muistio ääniviestinä.. kaikki nämä tiedot voidaan tallentaa järjestelmään, jotta tiedot ovat aina sinun saatavillasi myös reissun päällä. Jos teet liikkuvaa työtä, työpyyntöön voi lisätä osoitteen ja kartan, jonka avulla voit helposti avata navigoinnin puhelimessasi perille asti.

Tehtyjen tuntimäärien ja eri töihin käytetyn ajan seuraaminen, kirjaaminen, tarkistus ja laskutus on usein pitkäpiimäistä ja vaivalloista, erityisesti kun yrittäjänä palkkaat henkilökuntaa. Entä jos voisitkin kirjata tunnit suoraan työpyynnön alle? Näin erppi pitää tallessa kaikki käyttämäsi työtunnit ja näet tallennetuista tunneista työkohtaiset ja henkilökohtaiset raportit silloin, kun niitä tarvitset. Pystyt aina laskuttamaan asiakkaaltasi todellisen työhön kuluneen ajan perusteella. Myös työntekijäsi kiittävät – mitä helpompaa työtuntien kirjaaminen on, sitä todennäköisemmin se tulee myös tehtyä.

Jos kerran erppi mukautuu yrityksen toimintaan, eikö siihen pystyisi liittämään sellaisia osia asiakkaiden hallinnasta, joita juuri sinä tarvitset? Meidän näkemyksemme on, että kyllä pystyy! Joku saattaisi väittää, että jokaiselle yrityksen toiminnan osalle pitäisi hyödyntää juuri siihen käyttötarkoitukseen erikoistuvaa sovellusta, ja tämä onkin totta isoissa yrityksissä. Kun palkataan useita henkilöitä eri osastoille, eikä heidän tarvitse tietää toistensa tekemisestä, tämä ratkaisu olisi mainio. Mutta jos olet pk-yrityksen yrittäjä tai työntekijä? Erillisen asiakkuuksien­hallinta­järjestelmän (nk. CRM) käyttö voi tuntua liian järeältä, eikä taas yhden uuden käyttäjä­tunnus-salasana-parin muistaminenkaan oikein innosta. Eri järjestelmien kuukausi- ja lisenssimaksut alkavat hipoa taivaita, tietoja asiakkaista ja töistä on ripoteltu sinne tänne.. 

Erppi on olennaisim­millaan töiden ohjauksessa, kuten nimestä voisi hyvinkin päätellä. Käytännössä jokaisen yrityksen toimintaan kuuluu kuitenkin myös asiakkaat. Teit sitten yksittäisiä töitä monille eri asiakkaille, tai olet alihankkijana pääasiassa vain yhdelle toimijalle, saat varmasti hyödynnettyä erppiä myös heidän kanssaan toimimiseen. Yksin­kertaisin esimerkki olisi asiakkaiden yhteys­tietojen ylläpito keskitetysti. Näin puhelin­numerot, osoitteet, laskutus­tiedot ja yhteys­henkilöt ovat helposti kaikkien työn­tekijöiden saatavilla ja niiden pitäminen ajan tasalla on yksin­kertaista.

Kun kaikki tämä on yhden kirjautumisen takana ja soljuvaan, intuitiiviseen käyttöliittymään paketoituna, ei asiakkuuksien hallinnointi tunnu enää niin kamalalta. Entä jos tarvitset jotain enemmän? Ahkeraa myynti­työtä tekevälle myös yhteyden­pito­kertojen ja aiempien kontaktien tuloksien seuranta on olennaista. Näet heti kaikki olennaisimmat tiedot aiemmista yhteydenotoista ja pystyt luomaan työpyynnön suoraan kontaktin perusteella, ilman ikkunasta toiseen pomppimista tai tietojen käsin kopioimista. Kunkin asiakkaan historian perusteella pystyt arvioimaan paremmin, milloin yhteydenotto todennäköisimmin poikii positiivisia tuloksia ja millaisia yhteydenottotapoja asiakas suosii.

Kirjanpito, laskutus ja palkanlasku eivät aina ole yrittäjän lempipuuhia, mutta joka tapauksessa ne ovat olennainen osa yritystoimintaa. Usein ainakin osa näistä toiminnoista ulkoistetaan, eikä niitä juuri tule ajateltua töiden päivittäisessä kulussa. Taloushallinnon osalta aletaan puhua oikeasta rahasta, jolloin se mielellään jätetään asiaan erikoistuneiden toimijoiden käsiin, ja usein ihan lain velvoittamana. Erityisesti suoraan pankin järjestelmien kanssa suoraan keskustelevat sovellukset ovat usein hyvin erikoistuneita asiaansa. Pääsääntöisesti erppimme jättää taloushallinnon niille, jotka sen paremmin osaavat, mutta se ei tarkoita, etteikö erppi tietäisi rahasta.

Jokaiseen erpin hallinnoimaan osaan voi jollain tavalla liittää hintatietoja. Työntekijöidesi tietoihin voi tallettaa heidän tekemänsä työn tuntihinta, ja heidän ansaitsemansa tunti- tai kuukausipalkka. Töitä tehdessä ja tarvikkeita syöttäessä jokaiselle tarvittavalle tarvikkeelle voidaan syöttää kappale-, metri- tai kilohinta, tai johonkin muuhun tietoon perustuva arvo. Näiden tietojen avulla erppi pystyy laskemaan tunti- ja henkilökohtaisiin raportteihin suoraan, paljonko työhön kulutettujen tarvikkeiden ja henkilötuntimäärien arvo on yhteensä, tai mikä on työntekijän tekemien tuntien rahallinen arvo yritykselle.

Raportteja pohtiessa onkin hyvä pitää mielessä, millainen tieto on tähdellistä antaa taloushallintoa hoitaville osapuolille. Laskuttajan tekemiseen tuskin vaikuttaa yksittäisen työntekijän lomapäivät, eikä palkanlaskija yleensä välitä työpyyntöön käytettyjen tarvikkeiden määrästä. Kuitenkin erppi tietää tarpeeksi, jotta kullekin taloushallinnon osa-alueelle annettavat raportit sisältävät riittävästi tietoa. Kun kaikki tiedot ovat saman järjestelmän sisällä, erppi itsessään hoitaa kaiken tietojen keräämisen ja yhdistelyn tarvittavaan muotoon, jolloin sinun ei käytännössä tarvitse kuin valita työ, aikajakso tai työntekijä, ja painaa nappia.

Erppi alkaa kuulostaa ihan kivalta ratkaisulta, mutta jos käytössä on jo erillisiä järjestelmiä, niin mitä hyötyä tästä voisi enää olla? Kun kyse on tietoteknisistä järjestelmistä, nämä sovellukset voivat jutella keskenään konekielisesti ilman, että sinun tarvitsee olla ohjastamassa tiedonsiirtoa. Useimmat näistä sovelluksista tarjoavat rajapintoja, joiden avulla tämä sovellusten välinen tiedonvaihto tapahtuu. Tämä toimii myös toisin päin: mikäli käytössäsi on jo järjestelmä, joka pystyy muualta hakemaan tietoa rajapintoja pitkin, niin kehitämme sinun erppiisi sopivan rajapinnan sen sisältämien tietojen tarjoamista varten. Koska meidän erppiratkaisumme ovat verkkopalveluita, niin ne ovat käytännössä aina saatavilla ja minkä tahansa sovelluksen nähtävissä, kunhan internet-yhteys pelittää.

Rajapintojen käyttö antaa mahdollisuuden tehdä myös eräänlaisen solmujärjestelmän. Erppi toimii tällöin muiden käyttämiesi järjestelmien keskiössä, yhdistellen ja välittäen tietoja järjestelmien välillä. Tällainen järjestelmä voi myös tarvittaessa pitää kirjaa yhteysmääristä ja -ajoista, sekä lähettää hälytyksiä jonkin kriittisen järjestelmän ollessa saavuttamattomissa.

Tietotekniikan on tarkoitus säästää aikaa, ja aikahan on tunnetusti rahaa. Jos tämän kaiken luettuasi koet, että voisit hyötyä erpistä itsekin, ole rohkeasti meihin yhteydessä. Olemme perinteisinä toimisto­työ­aikoina aina chatin päässä, ja sähköpostit sekä lomake­yhteyden­otot tulevat perille mihin tahansa vuoro­kauden­aikaan. Emme tuputa sinulle isoa järjestelmää, jota et halua tai tarvitse, vaan aloitamme sinun tarpeistasi ja toiminnastasi. Jalostamme yhdessä toimintaasi sopivan järjestelmän, johon tulee vain ne osat, jotka koet tarvitsevasi. Sinun ei myöskään tarvitse pelätä tekeväsi liian pientä järjestelmää: pysymme yhteydessä kanssasi ja voit hyvin matalalla kynnyksellä ehdottaa myös jatkokehitystä sitä mukaa, kun toimintasi muuttuu ja kasvaa.

Sinä päätät, kuinka vähän tai paljon toiminnastasi haluat siirtää sähköiseen muotoon. Jos olet siirtymässä pois jonkin toisen järjestelmän piiristä, teemme tarvittavat työkalut tietojen siirtoa varten, jotta voit jatkaa siitä, mihin jäit. Halutessasi koulutamme sinut ja työntekijäsi käyttämään uutukaista erppiäsi, jotta kaikki pääsevät käyttämään sitä heidän työhönsä olennaisella tavalla nopeasti ja jouhevasti. Emmekä koulutuksen jälkeenkään katoa kuin se kuuluisa ilmavaiva Saharaan, vaan olemme sähköpostin tai puhelun päässä tarvittaessa. Olemme tehneet näitä hommia jo kauan – voit luottaa siihen, että olemme täällä jatkossakin.